یکی از تصمیمات مهم در خدمات حسابداری شرکت‌ها، انتخاب روش ثبت موجودی کالا است.
دو روش اصلی برای این کار عبارتند از “روش دائمی” و “روش ادواری”. انتخاب بین روش دائمی و ادواری به عوامل مختلفی مانند اندازه کسب‌وکار، نوع فعالیت و بودجه بستگی دارد.
روش دائمی برای شرکت‌هایی با حجم بالای معاملات و نیاز به دقت بالا مناسب است، در حالی که روش ادواری به دلیل هزینه کم و سادگی، گزینه‌ای مناسب برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط محسوب می‌شود.
بنابراین، پیش از انتخاب هر روش، باید نیازها و محدودیت‌های کسب‌وکار به دقت مورد بررسی قرار گیرد. در این مقاله به بررسی تفاوت‌ها، مزایا و معایب روش دائمی و روش ادواری خواهیم پرداخت.
روش ثبت دائمی بهتر است یا ادواری؟
یکی از موضوعات مهم در حسابداری و مدیریت موجودی‌ها، انتخاب روش مناسب برای ثبت تراکنش‌ها و مدیریت کالاهاست. دو روش اصلی که برای این کار استفاده می‌شوند، روش ثبت دائمیPerpetual) ) و روش ثبت ادواری (Periodic) هستند. هر یک از این روش‌ها ویژگی‌ها، مزایا و معایب خاص خود را دارند و انتخاب بین آن‌ها بستگی به نیازها و شرایط خاص سازمان دارد. در این مقاله به بررسی هر دو روش پرداخته و مزایا و معایب هر یک را تحلیل خواهیم کرد
روش ثبت دائمی در حسابداری
در روش دائمی، اطلاعات موجودی کالا به صورت لحظه‌ای به‌روزرسانی می‌شود. هر بار که خرید، فروش یا بازگشتی صورت می‌گیرد، حساب موجودی کالا و سایر حساب‌های مرتبط به‌طور خودکار ثبت می‌شوند. این روش معمولاً با استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری پیشرفته انجام می‌شود. روش ثبت دائمی در حسابداری دارای مزایا و معایبی میباشد که در ادامه به توضیح آن خواهیم پرداخت.
ویژگی ها و مزایای ثبت دائمی در حسابداری
ویژگی ها و مزایای ثبت دائمی در حسابداری عبارتند از:
- دقت بالا: تغییرات موجودی کالا به صورت لحظه‌ای ثبت می‌شود و امکان اشتباه کاهش می‌یابد.
- مدیریت بهتر: مدیران می‌توانند در هر لحظه اطلاعات دقیق و به‌روزی از موجودی کالا داشته باشند.
- کاهش احتمال کمبود کالا: اطلاع از وضعیت موجودی، امکان برنامه‌ریزی بهتر در خرید و فروش را فراهم می‌کند.
معایب ثبت دائمی در حسابداری
معایب ثبت دائمی در حسابداری عبارتند از:
- هزینه بالا: پیاده‌سازی این روش نیاز به نرم‌افزارهای پیشرفته و آموزش کارکنان دارد.
- پیچیدگی: فرآیند ثبت و نگهداری اطلاعات در این روش نسبت به روش ادواری پیچیده‌تر است.
روش ثبت ادواری در حسابداری
در روش ثبت ادواری، تغییرات موجودی کالا تنها در پایان دوره‌های مالی ثبت می‌شود. موجودی کالا در طول دوره ثابت در نظر گرفته می‌شود و ثبت تغییرات به صورت دوره‌ای و معمولاً با انجام شمارش فیزیکی انجام می‌گیرد.
ویژگی‌ها و مزایا ثبت ادواری در حسابداری
ویژگی ها و مزایای ثبت ادواری در حسابداری عبارتند از:
- سادگی: نیاز به سیستم‌های پیچیده و نرم‌افزارهای پیشرفته ندارد.
- کم‌هزینه بودن: هزینه اجرای این روش نسبت به روش دائمی کمتر است.
- مناسب برای کسب‌وکارهای کوچک: شرکت‌های کوچک با حجم کم معاملات می‌توانند به راحتی از این روش استفاده کنند.
معایب ثبت ادواری در حسابداری
معایب ثبت ادواری در حسابداری عبارتند از:
- کاهش دقت: به دلیل عدم ثبت لحظه‌ای، احتمال اشتباه یا کمبود کالا وجود دارد.
- اطلاعات غیر به‌روز: اطلاعات موجودی در طول دوره قابل اعتماد نیست و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی ممکن است دچار خطا شود.
- نیاز به شمارش فیزیکی: شمارش موجودی در پایان دوره، زمان‌بر و مستعد خطا است.
